Réponse courte
Une preuve structurée décrit ce qui est démontré ; un document GED contient le fichier justificatif. Reliez-les au bon produit et gardez leur portée, leur qualité et leurs droits explicites.
Disponibilité produit : Disponible selon les droits et l’édition ; CRA Light conserve les preuves du suivi réglementaire avec un périmètre de liens réduit.
Preuve et fichier
Une preuve possède un titre, un type, une source, un statut et des liens métier. Un document GED stocke un fichier et ses métadonnées. Déposer un fichier sans contexte ne prouve pas qu’une action a été correctement réalisée. Créer une preuve sans justificatif adapté ne rend pas un dossier complet.
Exemple : une action de mise à jour de dépendance peut être étayée par un rapport de test, un scan sur la version corrigée et la validation de diffusion. Un ticket fermé apporte une trace de travail, mais pas toujours une preuve technique suffisante.
Droits et préparation
La lecture et la contribution suivent les droits de l’organisation et du produit. Les téléchargements restent contrôlés côté serveur. Les documents d’une autre organisation ou d’une source de composition inaccessible ne sont jamais ouverts par la seule présence d’un lien.
Avant le dépôt, vérifiez le périmètre produit/version, l’origine, la date, les informations privées et les personnes autorisées à consulter. Utilisez une copie expurgée si votre politique permet ce partage. Aucun secret, token ou donnée client inutile ne doit servir d’exemple.
Créer une preuve utile
Depuis Preuves ou l’onglet produit, ajoutez une preuve avec un titre explicitant le résultat. Choisissez le produit, le type, la source et le statut disponibles. Reliez l’action, le risque, la vulnérabilité ou la section de documentation lorsque le parcours et l’édition le permettent.
Indiquez la version et les conditions couvertes dans le contexte. « Tests réussis » sans version, date ou périmètre rend la revue difficile. Les relations vers actions, risques, composants ou points de sécurité sont masquées lorsqu’elles ne font pas partie du périmètre CRA Light.
Déposer et classer un document
Le dépôt GED exige un fichier non vide, un titre et une catégorie reconnue lorsqu’elle est renseignée. Respectez la taille maximale affichée et les restrictions de format. Renommer l’extension ne change pas le type réel d’un fichier.
Après téléversement, relisez les métadonnées et les liens métier. Téléchargez le document depuis le parcours autorisé pour vérifier sa lisibilité, sa version et son intégrité. Une prévisualisation dans un navigateur ne suffit pas toujours à vérifier le contenu complet.
Les statuts du document et de la preuve restent des états de travail. Ne considérez pas un fichier « téléversé » ou une preuve « validée » comme une approbation juridique globale du produit. Les valeurs exactes présentées dépendent du référentiel courant.
Organiser la revue
Regroupez les éléments par produit et version, puis par décision ou mesure à démontrer. Vérifiez les preuves manquantes, obsolètes, contradictoires ou sans lien. Pour chaque action clôturée, demandez si une autre personne peut reproduire ou comprendre le résultat avec les éléments conservés.
Le dossier technique peut référencer des preuves dans ses sections. Relisez la cohérence des descriptions et documents avant un export Word ; un pourcentage de complétude ne juge pas leur qualité.
Composition et limites
Une preuve héritée reste propriétaire du produit source. Les métadonnées peuvent être consultables dans la projection de l’intégrateur ; le fichier reste privé et contrôlé sur la source. La composition ne copie pas le document dans le dossier technique de chaque intégrateur.
La durée de conservation et les décisions de confidentialité relèvent de la politique de l’organisation. Un export de réversibilité ne doit pas devenir une publication de pièces privées.
Dépannage
Le fichier est refusé. Vérifiez sa taille, son contenu non vide, le titre, la catégorie et le format. Réduisez le document selon votre procédure plutôt que modifier arbitrairement son extension.
Une preuve manque. Contrôlez le produit, les filtres, les liens et les droits d’entité. Une ligne masquée n’est pas la preuve d’une suppression.
Le téléchargement est refusé. Faites vérifier votre accès au produit propriétaire. Ne diffusez pas un lien interne ou une URL de stockage pour contourner l’autorisation.
Le document ne démontre pas le résultat. Demandez une preuve complémentaire avec version, date et résultat observable. La qualité prévaut sur le nombre de fichiers.
Articles liés
Article issu de la base de connaissance CRA Manager.
Cet article a-t-il été utile ?
C'est super !
Merci pour votre commentaire
Désolé ! Nous n'avons pas pu vous être utile
Merci pour votre commentaire
Commentaires envoyés
Nous apprécions vos efforts et nous allons corriger l'article